Permite la administración de las vacaciones del trabajador asociándolas a los diferentes contratos que ha mantenido con la empresa.
El Administrador puede revisar el detalle y estado (totales a nivel de días) de las vacaciones de cada empleado, así como también los movimientos registrados.
NOTA: Todo lo relacionado con AUSENTISMOS más las VACACIONES están muy atentas a los FERIADOS, así como si abarcan un FIN DE SEMANA o si se TOPAN entre sí.
Por cada tipo de vacaciones se debe de emitir un Comprobante por separado, considerando que las normales son las Vacaciones Ganadas por contrato, adicionales son los días agregados por negociación y proporcionales son las llamadas “Truncas”.
Pantalla Principal de Vacaciones
Esta pantalla es muy importante pues permite dar un pronóstico a nivel general del estado de las vacaciones, en función de la Fecha que se ingrese. Es decir, nos da un estimado de cuanto tendrá a esa fecha.
A continuación, detallamos cada uno de los campos de la pantalla anterior.
Fecha.
Es la Fecha que se muestra nos permite calcular los valores Normales, Indemnizables, Vendidas, Proporcionales y Totales que tendrá a esa fecha. Es decir, podemos saber cuánto tendrá a esa fecha o usar las Vacaciones que quedaron registradas con fecha posterior a usar (fueron planificadas).
Contrato.
Nos muestra todos los contratos que ha tenido el trabajador y en base al que seleccionemos, nos mostrara las vacaciones tomadas pertenecientes a este.
Seguidamente vamos a explicar los Recuadros de Totales.
Recuadros de Totales.
Se efectuaron algunos ajustes con respecto a la versión original.
Totales
Es la suma de:
Normales + Proporcionales + Indemnizables
Normales.
Aquí se van restando de los Días Ganados (por año cumplido) menos los Días Usados (gozados) y los Vendidos, por lo que se muestra el saldo dentro del recuadro. En la columna “Días Ganados” van los ganados por cada año (Periodo vacacional) mientras que los días gozados y vendidos se muestran en la columna “Días Usados”.
Indemnizables.
Son todas aquellas vacaciones ganadas, pero no disfrutadas (Gozadas) en el siguiente año de su adquisición.
Vendidas.
Es un recuadro informativo que indica cuantas vacaciones fueron vendidas únicamente. Los días vendidos automáticamente rebajan del recuadro de las Normales.
Adicionales.
Queda para indicar lo que viene de una migración o por “Banco de días ganados”, que es una modalidad usada por algunas empresas. A través de: “Agrega días adicionales fijos” es que se incrementa este contador.
Proporcional.
Hace referencia a las Vacaciones Truncas que se generan al momento del cese.
Administración de Movimientos Vacaciones
Desde aquí se realiza el ingreso de las “Solicitudes de Vacaciones” y se visualizan las solicitudes históricas.
A continuación, se detalla cada una de las columnas de la pantalla anterior.
Fecha.
Es la fecha en que se ingresó el movimiento (Solicitud de Vacaciones).
Cont.
Es el número del contrato asociado a la solicitud de vacaciones.
Tipo Movimiento.
Es la causal del descanso vacacional. Puede ser:
Días Usados, corresponde a la acción realizada: “Uso de Días Normales”. Este aplica para Perú.
Días.
Es la cantidad de días indicados.
Calificación.
Es asignado por el sistema y depende de la Acción realizada.
Función interna.
Se utiliza para el tema de los cálculos recurrentes.
Inicio.
Fecha en que empieza el descanso vacacional.
Fin.
Fecha de término del descanso vacacional.
Periodo Vacacional.
Indica el periodo anual al cual corresponden los dias de vacaciones que se están tomando.
El Periodo Vacacional se almacenará en el campo periodoVac de la tabla T$vacaciones bajo el formato: aaaa – aaaa
Firmado.
Indica si el documento debe de ser firmado, Se mantiene esta funcionalidad.
Opciones, permite las siguientes opciones:
Comprobante: emite el comprobante de vacaciones (PDF).
Borrar: elimina el requerimiento de descanso vacacional.
Crear Movimiento
Para crear una “Solicitud de Vacaciones” debemos presionar 
Empleado.
Muestra el Doc. de Identidad nacional del trabajador.
Numero contrato.
Muestra el contrato por el cual ingresamos, pero podemos cambiarlo según los contratos que existen.
Acción.
Es el tipo de vacaciones a registrar.
Uso de Días Normales, indica el uso de días a gozar. Son los corridos (incluidos los Sábados y Domingos).
Uso de Días Adicionales, consume los Días Adicionales que fueron ingresados previamente a través de la opción: Agrega días Adicionales fijos.
Venta de Días, es necesario para Perú registrar la venta de vacaciones. Estos se comportan como el Uso de Días Normales. A su vez Rex+ debe de guardar en una Variable del Proceso P$vacacionesVendidas.
Finalmente, estos días vendidos no deben de validarse contra los ausentismos o
feriados, debido a que son vacaciones irreales.
Similar que en el caso de las Vacaciones Gozadas es necesario la impresión de un
Comprobante de Vacaciones, pero por la Venta de los días más adelante se detalla su
formato.
El Periodo Vacacional al cual corresponden estas vacaciones es el mismo como si se
tratara de una Vacaciones Gozadas. Es decir, debe de ir al último disponible.
Dentro de la tabla T$vacaciones debe de guardarse dentro del campo: calificación
como: uv
Así mismo debe de mostrarse un registro por las vacaciones vendidas.
Uso de Días indemnizables (Triple Pago), cando se selecciona esta forma de vacaciones estamos haciendo referencia al triple pago que se debe de dar.
Un pago por la Remuneración Vacacional.
Un pago por la Indemnización Vacacional
Un pago de la remuneración mensual.
Al momento de generar la nómina debiese de mostrarse lo siguiente:
Pago de Días indemnizables, esta funcionalidad solamente genera el pago de la indemnización, nada más.
Lo que hace es generar un movimiento de Pago por Indemnizables, luego reduce los
días Indemnizables y finalmente calcula en boleta el concepto de Indemnización por
vacaciones.
Agrega Días adicionales fijos, esta funcionalidad es cuando deseamos darle a un trabajador una cantidad de días de vacaciones adicionales por un trabajo prestado y coordinado de mutuo acuerdo. Estas vacaciones no tienen nada que ver con las vacaciones gozadas. Son un acuerdo entre el trabajador y el empleador (banco de días).
Su ingreso se realiza de la siguiente manera:
Se va a registrar un movimiento de estos días.
Se incrementa el contador de los Adicionales.
Este proceso no valida el cruce con otras vacaciones o ausentismos debido a que es algo referencial su fecha de ingreso.
A nivel de la boleta no se ve alteración alguna.
Agrega un cálculo Recurrente, vienen a ser los días por vacaciones que tiene por defecto. Va asociado a la opción siguiente. Debemos de dejarlo por ser una funcionalidad para utilizar.
ANULA un cálculo Recurrente, va a dejar de considerar los 15 días de vacaciones normales. Se utiliza pare el caso de trabajadores extranjeros que vienen con un numero de vacaciones diferentes a los 15 días que considera Rex+. Debemos de dejarlo por ser una funcionalidad para utilizar.
Por ejemplo, si viene un extranjero con 25 días de vacaciones, primero debemos de hacer:
Anula un cálculo Recurrente y luego Agrega un Cálculo recurrente. Con ello para este trabajador el sistema considerará 25 días.
Fecha Inicio (*).
Cuando empieza el descanso vacacional.
IMPORTANTE: Para la versión de Chile, Rex+ considera para las Vacaciones solo días hábiles, no toma en cuenta: sábados, domingos ni feriados; pero para Perú si son computables estos días.
NOTA: Solo el Administrador puede hacer un sobregiro de las Vacaciones. El hecho de pedir más días de vacaciones de los disponibles hace que el sistema considera que el Administrador está consciente de que tiene menos días y los toma con cargo a Vacaciones a ganar. Es decir, autoriza sobre un periodo que aún no gana.
Días.
Son los días solicitados.
NOTA: Internamente se calcula el Periodo Vacacional.
Luego de ingresado un movimiento podremos ver lo siguiente:
Desde Opciones podemos imprimir el Comprobante, en este momento o después. Se observa una columna de función interna, la cual se utiliza para agregar cálculos recurrentes.
Flujo de Vacaciones
Trabajador solicita Vacaciones desde la APP o la Web
Si un trabajador pide vacaciones desde el web o la APP se va a generar una “Solicitud”.
El Supervisor de dicho trabajador debe de ingresar al portal y ver las solicitudes de vacaciones que se encuentran pendientes.
Si todo está correcto debe de aprobar la solicitud, en caso de encontrar alguna anomalía, debe rechazar la solicitud. La acción por realizar es solo decidir: si o no.
En caso de rechazar la solicitud, se debe colocar el “motivo”.
Si aprobamos la Solicitud, se genera el “movimiento”.
Trabajador Ingresa a Generar Comprobante
Luego de aprobada la solicitud, el trabajador ingresa con su usuario al portal.
Ahora entramos con el usuario vamos al historial de solicitudes y vemos que está aprobada y solicita que se firme digitalmente el comprobante.
Dicha firma debe estar configurado.
Cuando el empleado solicita vacaciones, existen 2 opciones según se configuro (con o sin firma).
Ver el documento nos lleva al comprobante.
Si no estamos registrado con DEC no muestra la firma.
Nos devolvemos al usuario normal y en reportes de gestión van a aparecer las vacaciones.
El proceso de solicitud de vacaciones se puede hacer en forma manual o con la firma digital.
Validaciones de Vacaciones
Si se ingresa una Vacación con Acción = Uso de días Normales, esta no puede cruzarse con ningún ausentismo que se encuentre incluido o coincida con el rango de fechas dadas a las vacaciones (entre fechas de inicio y fin).
Ejemplo si ingreso vacaciones entre el 02/03 al 11/03, no puede existir ningún
Ausentismo entre esas fechas.
2. Si se ingresa una Vacación con Acción = Uso de días Normales, los días solicitados van
a depender del valor del campo: Alcance vacaciones que se encuentra en CONTRATOS.
2.1. Alcance vacaciones = Vacaciones normales, significa que el número de días de
vacaciones a solicitar debe de ser menor o igual a: Normales + Indemnizables.
2.2. Alcance vacaciones = Días truncos, significa que el número de días de vacaciones a solicitar debe de ser menor o igual a: Normales + Indemnizables + Proporcionales.
2.3. Alcance vacaciones = Sin límite días, significa que el sistema acepta el número de días que se ingrese. El número debe de ser menor o igual a 30.
3. Si se ingresa una Vacación con Acción = Venta de días, los días a vender deben de ser menor a o igual a Normales + Indemnizables. Además, NO DEBEN DE SER MAYORES a 15 días. es decir, la ley solo permite vender 15 días.
Adicionalmente en este caso no interesa si se cruza con algún ausentismo, pues son vacaciones ficticias.
4. Si se ingresa una Vacación con Acción = Pago de días indemnizables, los días a solicitar deben de ser menor o igual a Indemnizables.
Adicionalmente en este caso no interesa si se cruza con algún ausentismo, pues son vacaciones ficticias.
5. No se permite solicitar Vacaciones de ningún tipo para meses pasados al mes de proceso.
NOTA: Mayor detalle de ejemplos y seguimiento en el ANEXO 15 – VACACIONES.