Rex+ permite la creación de Plantillas de ciertos documentos (modelos) para ser utilizados a través del módulo de Documentos dentro de Expedientes.
Paso 1 – Creando el Modelo desde Word
Vamos a partir de que el cliente nos da una copia del documento que desea tener dentro de Rex+.
Para ello debemos de reemplazar la información del cliente por las variables de Rex+ que figuran en el ANEXO 6 – VARIABLES PARA CONTRATOS, CESES y CERTIFICADOS.
Para ello debemos de usar la opción:
La cual muestra las siguientes opciones:
Donde debemos de seleccionar: Campo.
Después nos abre la pantalla: Campo y debemos de seleccionar MergeField e ingresar como Nombre de campo, la variable a emplear (en MAYUSCULAS y sin los conectores: << o >>).
Haciendo referencia a Conceptos desde un documento Word
Cuando dentro de un modelo de Documento (Word) deseamos invocar a un Concepto debemos utilizar su Id respetando las mayúsculas y minúsculas antecedido del prefijo C$ (el cual indica que es un concepto).
Haciendo referencia al Valor Original de un Concepto
Similar al caso anterior deberemos de utilizar el prefijo: C$D$ antes del Id del concepto para mostrar el Valor Original del concepto.
Paso 2 - Creando un Modelo de Documentos
Cualquier documento de modelo que utilice el cliente puede ser creado desde Word o desde el entorno de Rex+.
Debemos de ingresar a: CONFIGURACIÓN / DOCUMENTOS / MODELO DE DOCUMENTOS
Presionar <+Nuevo Modelo Documento> y se muestra la siguiente pantalla:
Modelo, debe ser único pues es la llave interna del documento. No usar blancos.
Nombre del modelo, será un descriptor o título que se visualizará desde el módulo de documentos.
Tipo de documento, presenta los siguientes tipos:
Antecedentes Grupo Familiar
Adelanto
Anulación documento
Asignación de Activo
Certificado Antigüedad
Certificado de Depósito de CTS
Certificado de LBS
Certificado de Renta
Certificado de Trabajo
Comprobante Vacaciones
Contrato
Devolución Activos
Licencia Medica
Liquidación de Sueldo
No Definido
Permiso Administrativo
Préstamo
Puesta a Disposición
Reglamento Interno
Venta Vacaciones
Empresa, es muy importante recordar que cada documento o modelo creado “está asociado a una determinada empresa” y no se puede compartir entre empresas.
Origen fuente, presenta dos alternativas.
Generar Documento, nos permite crear el doc. desde el entorno de Rex+.
Importar Documento, carga al entorno de Rex+ un documento que fue creado previamente en Word o es traído de otro cliente Rex+.
Al seleccionar esta opción se muestran otros campos, como el botón de <Importar Documento> el cual llama a una pantalla para buscar y seleccionar el documento previamente creado (en el Paso 1) y luego muestra el campo Contenido (modelo que fue seleccionado).
Contenido, vamos a tener dos tipos de contenidos:
HTML, cuando es creado dentro del entorno de Rex+. Para poder ver el modelo que se creó debemos de presionar el botón de: <Editar Contenido del Modelo>
DOC, cuando es creado o importado desde Word.
No hay ningún template, significa que no existe contenido para el modelo de documento, está en blanco.
Paso 3 - Cargando un Modelo de Documento a un empleado
Desde la opción de: Carpeta del empleado / Expediente / Documentos, debemos llenar los datos que se muestran luego de presionar el botón: <+ NUEVO>
AL presionar <+ Nuevo> se tiene:
Tipo de documento, debe de seleccionar el mismo Tipo que tiene el modelo al haber sido creado.
Nombre del documento, puede asignarle un nombre cualquiera.
Seleccionar archivo, busque el modelo que fue creado. Una buena costumbre es guardar todos los modelos dentro de un directorio común.
Presione <CARGAR> para que el modelo sea tomado.
Seguidamente presionamos <GENERAR> y se muestra la siguiente pantalla.
Fecha de generación, es la fecha en que se genera el documento. Esta fecha se toma para las variables: <<FECHA>> y <<TERMINOCONTRATO>>.
Lugar de generación, donde se genera el documento. Por default muestra: otro sitio.
Modelo de documento, aquí debemos de elegir el documento que hemos creado previamente, muy importante que coincida con el Tipo y empresa seleccionados. En caso de que no se muestre nada es porque no hay coincidencia entre estos últimos 2 campos.
Luego se presiona <GUARDAR>.
Paso 4 – Ver el Modelo de Documento asignado a un empleado
Luego de presionar <GUARDAR> se retorna a la pantalla de documentos.
Podemos dar clic sobre Detalle y se muestra el documento, donde al presionar <VER DOCUMENTO> se visualiza el documento con la información del trabajador.
Acción, si presionamos los tres puntos de la columna de acción se nos muestran las siguientes funcionalidades.
Características que le podemos añadir al texto en Word
Básicamente cualquier característica dentro del texto se respeta a nivel del modelo de documento, como:
Color del texto, alineación, bold, etc.
IMPORTANTE: El nombre del docx inicial se pierde al momento de ingresar al módulo de documentos. Por tal motivo, podemos eliminar el modelo de documento, pero ello no elimina los documentos que tenga asignados el trabajador sobre ese modelo realizado en fechas pasadas.